Pemanfaatan IT: “Dilema Outsourcing atau Internal Development”

Semakin banyaknya organisasi-organisasi yang mengimplementasikan IT (information technology) di lingkungan internalnya merupakan salah satu tolok-ukur meningkatnya kesadaran lembaga atas akselerasi, efisiensi maupun efektifitasnya.

Banyak strategi yang sudah ditempuh oleh organisasi-organisasi tersebut. Mulai dari yang sifatnya try and error hingga menerapkan framework menurut best-practices yang sudah disusun oleh berbagai kalangan menurut kebutuhannya masing-masing.

Pola umum yang digunakan oleh setiap organisasi tersebut dalam strateginya adalah melakukan alih-sumberdaya (outsourcing), mengelolanya secara mandiri dengan tim internal maupun kombinasi di antara kedua pola tersebut.

Nah, masalah mulai muncul saat organisasi menetapkan pola yang akan digunakan di dalam strategi mereka. Terutama jika kemudian sistem try and error lebih dominan karena minimnya pengalaman dan literasi implementasi IT di dalam organisasi.

Sepanjang pengalaman saya selama ini baik sebagai developer, konsultan, auditor dan pemegang kendali manajemen maka saat memutuskan apakah kita akan melakukan skema outsourcing atau internal development atau gabungan keduanya dapat melakukan pertimbangan-pertimbangan sebagai berikut:

1. Dinamika Organisasi

Setiap organisasi selalu memiliki dinamika. Dinamika tersebut merupakan sebuah kelaziman bahkan keharusan bagi organisasi tersebut.
Dengan demikian strategi organisasi pun harus mampu beradaptasi dengan dinamika tersebut agar selalu mampu memenangi kompetisi atau minimalnya bertahan.
Salah satu strategi paling umum dalam beradaptasi dengan dinamika tersebut adalah membuat sistem yang mampu dieksekusi secara efisien, efektif dan tidak bergantung kepada pihak manapun.
Dengan demikian, silahkan Anda kalkulasikan berapa biaya yang harus dikeluarkan baik secara finansial maupun nonfinansial yang terkait dengan efisiensi, efektifitas dan ketidakbergantungan tersebut.
Hanya yang pasti, semakin organisasi Anda tidak bergantung kepada individu ataupun pihak-pihak tertentu maka dapat kematangan sistem yang beroperasi di dalamnya semakin teruji.

2. Manajemen Perubahan Organisasi

Perubahan adalah sebuah keniscayaan.
Pilihan setiap individu maupun organisasi untuk tetap menjadi pemenang atau minimalnya bertahan di dalam hidup ini adalah mampu beradaptasi dengan perubahan yang ada.
Tentu saja perubahan tersebut harus dapat dimanfaatkan sebesar-besarnya supaya memberikan keuntungan kepada kita.
Upaya pemanfaatan tersebut harus dikelola dengan sebuah sistem manajemen perubahan supaya setiap individu di dalam organisasi mampu beradaptasi secara proporsional dengan gesekan seminimal mungkin.
Sebagai salah satu pilar strategis organisasi yaitu pemanfaatan IT menuntut hal yang sama.
Pemanfaatan IT harus dikelola dalam sebuah sistem manajemen perubahan tersebut.
Hal ini tentu saja kembali lagi pada kalkulasi yang kita lakukan.
Kalkulasi yang terkait dengan efisiensi, efektifitas dan ketidakbergantungan atas sumber daya individual maupun eksternal.

3. Ketersediaan Sumber Daya

Setiap strategi selalu bergantung dari daya dukung sumber daya yang dimilikinya.
Strategi terbaik adalah perencanaan yang disusun dengan berbasiskan sumber daya empiris yang dimiliki dan kemampuan untuk memanfaatkannya semaksimal mungkin.
Kemampuan untuk bersikap realistis terhadap ketersediaan sumber daya merupakan hal penting dalam implementasi IT di dalam organisasi Anda.
Jika memang menurut kalkulasi Anda sumber daya yang tersedia tidak dapat mendukung strategi obyektif organisasi maka pilihannya adalah melakukan alih-sumberdaya (outsourcing) atau mengubah strategi tersebut menjadi mengikuti kemampuan daya dukung sumber daya yang tersedia.

4. Keterkaitan dengan Pihak-Pihak Eksternal

Seluruh organisasi selalu memiliki hubungan dan keterkaitan dengan pihak-pihak di luar organisasi tersebut dengan berbagai tujuan serta kebutuhan.
Pihak-pihak eksternal tersebut memiliki kontribusi dalam membesarkan atau mungkin menghancurkan organisasi Anda.
Tata-kelola IT di dalam organisasi Anda memiliki dampak terhadap pihak-pihak eksternal tersebut.
Salah satu contoh kasus adalah pemanfaatan e-SCM (electronic supply chain management).
Jika organisasi Anda adalah supplier bagi perusahaan X yang mewajibkan seluruh vendor-nya melakukan transaksi melalui sistem informasi e-SCM yang mereka sediakan maka organisasi Anda hanya memiliki pilihan untuk terintegrasi di dalamnya atau keluar sebagai supplier.
Dari sisi ini maka jika Anda tetap ingin menjadi supplier, infrastruktur IT organisasi Anda harus mampu mengakomodir hal tersebut.
Nah, saat melakukan eksekusi Anda harus melakukan kalkulasi mengenai efisiensi, efektifitas dan ketidaktergantungan atas implementasinya.

5. Dinamika dan Perubahan di Bidang Teknologi

Saat ini teknologi berubah sangat cepat pemutakhirannya.
Namun kita jangan terjebak dengan dinamika dan perubahan teknologi tersebut.
Hal terpenting yang harus diingat adalah kenyataan bahwa teknologi hanya sekedar alat.
Secanggih apapun alat yang Anda gunakan, tidak akan memberikan manfaat apapun jika tidak digunakan secara tepat-guna dan berdaya-guna.
Namun kita juga tetap harus fokus pada tujuan terpenting organisasi mengenai efisiensi, efektifitas dan ketidakbergantungan terhadap pihak lain.
Selama produk termutakhir dari dinamika dan perubahan tersebut mampu meningkatkan hal-hal tersebut di atas maka jangan segan-segan untuk memanfaatkannya.
Tapi tentu saja Anda harus melakukan kalkulasi yang cermat dan menyeluruh sebelumnya.

Jika melihat catatan-catatan di atas, tercantum mengenai penekanan masalah efisiensi, efektifitas dan ketidakbergantungan terhadap pihak eksternal.
Mungkin bagi sebagian organisasi, aktivitas kalkulasi tersebut masih membingungkan dan minim literasi atau bahkan best-practises yang memadai.
Maka jangan segan-segan untuk menghubungi konsultan yang kompeten dan memiliki kapabalitas yang memadai di bidang tersebut untuk membantu Anda.

Popularity: 5% [?]

Topik yang mungkin Terkait:

1. Pemanfaatan IT: “Dilema Outsourcing atau Internal Development” Bagian 2
2. Ditindas atau Bangkit Melawan!!
3. Outsourcing: Trend Bisnis Mutakhir?
4. Pemanfaatan CMM (Capability Maturity Model) Dalam Pengembangan Aplikasi Software
5. Perbedaan CIO dan CTO
6. 5 Elemen Kunci Internal Control
7. Ditindas atau Bangkit Melawan (Jilid 2)
8. Perbandingan Fokus Internal Control antara CoBIT, eSAC dan COSO
9. Tips Menghitung Anggaran Biaya Software Development/Engineering
10. Anggaran TI (Information Technology Budgeting) Bagian IV
11. Fluoride, Menyehatkan atau Meracuni?
12. Anggaran TI (Information Technology Budgeting) Bagian VI
13. Review Buku “Latih Ulang Otak Bisnis Anda”
14. Posisi Penting Seorang CIO
15. Dilema dan Fenomena Snouck Hurgonje